Primero el proceso, después la tecnología
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La inteligencia artificial se ha convertido en la nueva obsesión empresarial. Todos quieren utilizarla, incorporarla a sus procesos y presumir que su organización ya entró a la era de la IA. El problema es que muchas empresas quieren llegar al último piso sin haber construido correctamente los anteriores.
La tecnología puede transformar una empresa, pero difícilmente puede ordenar por sí sola una organización desordenada. Automatizar un mal proceso no lo convierte en uno bueno: simplemente permite hacer más rápido aquello que probablemente ya hacíamos mal.
Por eso, antes de hablar de inteligencia artificial, propongo una ruta de seis pasos: decídete, documenta, sistematiza, automatiza, digitaliza e incorpora inteligencia artificial.
1. Decídete. Todo comienza con la voluntad del empresario. Transformar una organización implica aceptar que algunas prácticas que funcionaron durante años ya no son suficientes. También significa invertir tiempo, dinero y, sobre todo, liderazgo. La transformación tecnológica no es responsabilidad exclusiva del área de sistemas; debe comenzar en la cabeza de quien dirige la empresa.
2. Documenta. Muchas organizaciones viven de la memoria de sus colaboradores. «Pregúntale a Juan», «María sabe cómo hacerlo» o «siempre lo hemos hecho así» son frases que revelan una enorme dependencia de las personas. Documentar significa establecer cómo hacemos las cosas: quién las hace, cuándo, con qué información y qué resultado esperamos. Lo que no está documentado difícilmente puede mejorarse.
3. Sistematiza. Muchas veces cada persona realiza el mismo proceso de manera diferente. Sistematizar significa establecer una forma clara, repetible y medible de trabajar, con responsables, indicadores, formatos y controles. Una empresa empieza a madurar cuando deja de depender de héroes que resuelven problemas todos los días y comienza a depender de sistemas que evitan que esos problemas ocurran.
4. Automatiza. Una vez definido el proceso podemos preguntarnos qué actividades repetitivas puede ejecutar la tecnología. Capturar información, generar reportes, enviar alertas, conciliar datos o actualizar inventarios son algunos ejemplos. Automatizar no necesariamente significa comprar grandes plataformas; pequeñas integraciones pueden eliminar cientos de horas de trabajo y reducir errores.
5. Digitaliza. Es el momento de construir la infraestructura tecnológica de la empresa. Digitalizar no significa convertir papeles en PDF, sino incorporar sistemas que permitan administrar y conectar la operación: CRM, punto de venta, inventarios, contabilidad, nómina, logística y, cuando la dimensión de la empresa lo requiere, un ERP que funcione como columna vertebral de la organización. El objetivo es evitar islas de información y conseguir que ventas, clientes, proveedores, finanzas y operación hablen entre sí. Una empresa digitalizada no solamente almacena información: la integra y la convierte en datos confiables para tomar decisiones.
6. Incorpora inteligencia artificial. Ahora sí. Cuando existen procesos claros, información confiable y sistemas conectados, la IA puede convertirse en un extraordinario multiplicador. Puede detectar patrones, generar pronósticos, atender clientes, analizar documentos, encontrar anomalías y ayudarnos a tomar mejores decisiones. Pero la calidad de sus respuestas dependerá de la calidad de los procesos y de los datos que encuentre detrás.
Existe además un elemento que atraviesa todos los anteriores: las personas. La tecnología debería ayudarnos a liberarlas de tareas repetitivas para que dediquen más tiempo a aquello donde seguimos teniendo una enorme ventaja: criterio, creatividad, empatía y capacidad para resolver problemas.
La pregunta para el empresario no debería ser solamente: «¿cómo meto inteligencia artificial a mi negocio?». Quizá convenga comenzar por algo más sencillo: ¿mi empresa está suficientemente ordenada para aprovecharla?
La transformación digital no empieza comprando tecnología. Empieza tomando la decisión de construir una mejor empresa.
Y esa sigue siendo una de las principales pistas del emprendimiento.
Foto de Magnific